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企业标准体系与其他管理体系文件的整合

编辑:品牌认证国标网   时间:2018-01-30   查看:200次


目前很多企业根据市场需求和自身发展建立了多套管理体系,如ISO9001、ISO14001、OHSAS18001、SA8000等,企业在建立企业标准体系过程中,如何处理好与这些管理体系的关系,是一个不可回避的问题。小编认为,如果坚持各自为政,企业文件体系势必越整越大,越来越乱,重复、抵制或矛盾的文件会与日俱增,这正是企业管理之大忌。因此必须关注各体系文件如何整合的问题。
一、企业标准体系与其他管理体系之间的关系
企业各类管理体系的关注点不同,但普遍存在着相互关联,并相互作用着。
企业标准体系如同企业其他管理体系一样,都有着各自管理体系关注的焦点和重点负责的对象。例如,质量管理体系关注的是如何提高企业生产的主产品的质量(其废水、废气、废渣等副产品,并非质量管理体系关注的内容),重点是对顾客负责任;环境管理体系关注的是企业对自然环境的保护和对环境污染的治理,重点是对社会负责任;职业健康安全管理体系关注的是企业在生产过程中应重视减少、消除危险源,保障员工的职业健康,重点是对员工负责任。同样,企业标准体系关注的是企业在管理过程中能否运用标准化原理,把那些相互关联、相互作用的标准,能够按其内在联系,形成一个科学的有机整体,重点是对标准化负责任。
——GB/T 15496标准5.2指出:“企业标准体系是企业其他管理体系,如质量管理、生产管理、技术管理、财务成本管理、环境管理、职业健康安全管理体系等的基础。建立企业标准体系,根据企业的特点充分满足其他管理体系的要求,并促进企业形成一套完整、协调配合、自我完善的管理体系和运行机制。
需要注意的是:
1)企业标准体系是企业其他管理体系的基础;
2)企业标准体系不是对企业其他管理体系的整合,也不具备整合其他体系的资格;
3)企业标准体系的关注点是“标准”,当然不可避免地也应包括其他各类管理体系形成的标准或标准的前身——规范性文件(包括手册、程序文件、规范、规程、作业指导书、有效的规章制度等);
4)把企业内的所有标准按其内在联系形成一个科学的有机整体,是企业标准体系的任务,把企业的各类管理体系的文件、标准或规范性文件整合成一个科学的有机整体,是企业标准体系责无旁贷的本职工作,其他的管理体系大多不具备这种职能和载体。这种载体功能是企业标准体系独有的,对企业文件体系发挥提纲挈领作用。
5)文件整合的方法就是按照标准化原理,对企业所有的规范性文件进行“简化、统一、协调、优化”,并尽可能将之升华为标准。标准的日益增多,标准体系的日益完善,恰是“文山会海”的强有力的克星。
二、企业标准体系与其他管理体系文件的整合
1.质量管理体系等体系文件与标准体系文件的关系
1)GB/T 15498标准7.6“质量管理标准”充分体现了与PDCA和ISO 9000的结合。
7.6.1条明确指出:ISO 9001规定的质量手册、程序文件,是管理标准的一种形式。应充分利用已有的企业管理标准,并将质量手册、程序文件纳入企业管理标准体系。
2)GB/T 15498标准7.15环境管理标准的7.15.1明确要求:
GB/ T24001规定的环境手册、程序文件,是管理标准的一种形式,企业(应)按照GB/T24001规定建立形成文件的环境管理体系,并将环境手册、程序文件纳入企业管理标准体系。
3)GB/T 15498标准7.13安全管理标准的7.13.1明确要求:
GB/T 28001规定的安全管理手册、安全管理程序文件,是管理标准的一种形式,企业(应)按照GB/T 28001规定建立形成文件的安全管理体系,并将其安全管理手册、程序文件纳入企业管理标准体系。
4)GB/T 15498标准在“管理标准”定义中对“管理事项”注明,主要指在企业管理活动中,所涉及的经营管理、设计开发与创新管理、质量管理、设备与基础设施管理、人力资源管理、安全管理、职业健康管理、环境管理、信息管理等与技术标准相关联的重复性事物和概念。 (5)程序文件和管理标准的结构比较:


序号

程序文件内容要求
GB/T19023中4.5.2)

管理标准编写要求
GB/T15498中6.3)

脚 注 说 明

1

标  题

名  称

a.“标准”定义:为在一定范围内取得最佳秩序……以促进最佳的共同效益为目的。故在标准编写时不需要再重谈“目的”。
b.规范性引用文件、术语均为可选要素。故该部分,可要,也可不要。

2

目  的a

 

3

范  围

范  围

4

 

规范性引用文件、术语 b

5

职责和权限

职  责(和权限)

6

活动的描述

管理活动的内容和方法

7

记  录

报告和记录

8

附  录

附  录

根据以上分析不难看出,质量管理等体系要求的“程序文件”和企业标准体系要求的“管理标准”在内容要求上是异曲同工。只是各专业管理体系要求的“程序文件”更偏向深入各自专业;而标准体系要求的“管理标准”更侧重各体系文件的协调和全面。
2.各类管理体系的要求之间的协调、结合与整合
1) GB/T19001标准0.4指出:“本标准不包括针对其他管理体系的要求,如环境管理、职业卫生与安全管理、财务管理或风险管理的特定要求。然而本标准使组织能够将自身的质量管理体系与相关的管理体系要求结合或整合。”此条款反映了各类体系并不反对相互间的协调。
2) GB/T 24001“引言”指出:“本标准不包含针对其他管理体系的要求,如质量、职业健康安全、财务或风险等管理体系要求。但可以将本标准所规定的要素与其他管理体系的要素进行协调,或加以整合。组织可通过对现有管理体系做出修改,以建立符合本标准要求的环境管理体系。
因此,当一个企业要按照ISO 9001、ISO 14001、OHSAS 18001等标准建立管理体系时,充分利用已有的企业管理标准或者对现行管理体系要素加以修改、利用,是符合企业实际需要的,也是十分省工、省力、省时、省费用的。反过来讲,如果企业已经建立了部分专业管理体系,在建立企业标准体系时,也应该对这些文件加以评审后,分别纳入标准体系文件中。在建立任何一个管理体系时,充分利用企业已有的资源是明智的选择。
3.企业标准体系表是包容其他管理体系文件的平台
所谓企业标准体系表,是企业标准体系的一种表现形式,凭着一组“企业标准体系结构图”和一套“企业技术标准明细表”、一套“企业管理标准明细表”、一套“企业工作标准明细表”构成了企业标准体系表,它将企业所有的技术事项、管理事项、工作事项的管理要素都统筹起来,发挥出“提纲挈领”的作用。企业各体系需要形成的各种规范性文件,经过简化、统一、协调、优化后,达成协商一致,并经过公认机构(企业标准化机构)批准,形成了各种标准,在企业标准体系表中,都可以明确地找到各自的位置。一种科学的、系统的、有机的标准整体形成了,这种整体所包容的文件囊括了企业各类体系的最主要的文件内容。
4.企业标准体系与其他管理体系文件格式整合方法
1)在企业制定标准体系表时应该将这些程序文件拆开(此时不宜强调某个体系单独成汇编),以单独标准的形式分别列入各大标准类别中。
例如,可分别列在质量管理类、设备管理类、持续改进类、人力资源类、环境管理类、职业健康类或安全生产类等。以质量管理体系的程序文件为例,有的程序文件可能涉及面已经超出了质量管理本来范畴的界限,如有关“人力资源”的程序文件放在“人力资源类”,就比存放在“质量管理类”要合理;再如有关设备检修的文件放在“设备管理类”,也比存放在“质量管理类”要合理。这些程序文件可以仍然保留原来的编号,待整篇选用。
2)为保证企业标准体系中标准的系统性,在保留质量管理等体系的手册、程序文件原编号和原内容不变的基础上,将之分别纳入企业管理标准体系各类别,应同时给予新的管理标准编号,即双编号的形式。
——在封面标准名称下方,隔开一行,以仿宋四号字将原编号标明,并以IDT(等同采用)或MOD(修改采用)标志在原编号的后面,前后加圆括弧,且居中,例如:

不合格品控制程序
QMS/cxwj××.××, IDT)
或:
内审控制程序
QMS/cxwj××.××, MOD)

——在标准封面右上角标注:Q/×× 管×.×-2005
——为正规起见,按标准而言,应为这些程序文件增添“前言”页,以等同采用(或修改采用)质量管理程序文件为例,在前言中可补充进一段说明的话:根据

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