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如何保持体系的正常运行

编辑:品牌认证国标网   时间:2018-01-30   查看:200次


企业通过认证以后,企业与认证机构就成为了利益共同体。如何保持体系的正常运行,是企业和认证机构的共同责任。

如何才能保持体系正常运行,克服贯标和日常工作的“两张皮”,是认证机构和企业需要共同探讨的话题,笔者在此浅谈一些体会,供参考。

从企业发展的需要认识认证的重要性和必要性

贯标给企业带来了什么?

有的企业领导说:内部的管理更加制度化、程序化、规范化了,促进了基础管理;职责分工更加明确了,扯皮的事比过去少了,工作效率提高了;领导用于救火、协调的管理活动减少了;企业知名度提高了,企业市场信任度提高了,市场的通行证领到了。

但是,也有领导说:贯标没有带来管理水平的明显提高,没有产品质量提高的感觉,没有顾客满意增加的感觉,贯标与日常管理形成了“两张皮”,成了“额外负担”。错误的理解使贯标带来不必要的繁琐和麻烦,甚至过分增加了管理的成本。最后导致用不同的借口和办法不接受监督审核,一些企业最后注销了认证资格。流于形式的贯标和虚假贯标获证,使贯标认证的声誉和市场受到了损害。

为什么会有两种结果,原因在于我们对标准的理解和体系运行的实施存在差异。

贯标到底是否有用?能不能通过贯标来开拓市场呢?答案是:完全可以的。

ISO9000标准是市场经济的产物。1994版ISO9001标准的目的是通过在所有的阶段中预防不合格的发生,实现使顾客满意。

2000版ISO9001标准的目的是,稳定地提供满足顾客和法律法规要求的产品/服务,增强顾客的满意。因此,企业要认识到,贯标对企业的生存和发展是完全必要的,而且十分重要。只有从通过实施ISO9000标准来开拓市场的高度来认识贯标认证工作,体系的有效运行才有了基础。

企业要有一批、一群、一个明白人管理体系

现在困惑企业的是,一些企业根本不知道如何来保持体系的运行。

想当初,多数企业在贯标初期,上来就是请咨询公司辅导,有些企业根本没有实际参与,有的咨询老师图快,直接包办代替,帮助写手册、编程序、编作业指导书,有的根本不懂得工艺,随便编个文件,硬要企业的实际符合咨询老师的文件要求。内审员培训是自己突击的简单培训,直接发给内审员证书,有些内审员根本不会做内审。获证以后,咨询老师撤退了,企业“马放南山”,体系运行处于“休克”状态。当认证机构要求监督审核时,有的企业只好再次请回咨询老师“帮忙”,有的为了解决开支,自己弄一下,应付认证机构,有的害怕通不过,干脆不接受监督,注销证书也没有办法。

这些问题的关键是,前期的咨询没有教会企业人员,企业人员没有正规参加培训和实际操作。一个体系要保持,一定要有明白人,最好有一批、一群明白人,至少有一个明白人,否则体系要保持正常运行只能是一句空话。企业领导一定要舍得投资,培养自己的体系“明白人”。

把体系文件、质量记录和企业实际有效结合起来

现在许多企业的文件是咨询老师编的,记录表格也是咨询老师设计的。时间长了,特别是通过认证审核,企业明显感到文件不适用,平时要脱离实际额外去作记录,结果是记录仅仅是给认证机构看的,有些企业监督审核之前,突击补做记录。

贯标不能用一个模式,企业认证之前,实际上是存在体系的,只是与ISO标准的符合程度不同。贯标应当通过引用过程、重组过程、再造过程来不断完善体系,不能脱离实际建立另外一个体系。因此,体系文件应当和企业的发展历史、企业文化、管理习惯结合。在“引用、重组、再造”上下功夫。体系文件可以经常修改,只有不断发现问题,不断修订,体系文件才能完善。但是,质量手册如有重大变化,应当在接受监督审核之前,报告认证机构,必要时进行文件审核。

记录表格可以尽量和原来已经使用的表格结合起来,也可以增加内容或者修改表格。如果原来日常工作中直接使用的表格,只要符合标准的要求,就可以接受,不要另外增加记录表式。原来没有的,必须增加的记录,一定要养成日常工作时完成的习惯,并保留记录,

依*用人机制、考核机制、奖惩机制确保体系的落实

体系的运行需要机制保障。这个机制就是用人机制、考核机制和奖惩机制。

用人机制就是聘用一批懂得体系,支持体系,运行体系的人来管理体系。有的企业提出,落实体系,需要转变观念,如何不换脑袋,那么就要换人,让其他人到这个岗位上。

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